Afin de faire fonctionner efficacement le réseau OLA, il est organisé de manière pyramidale, mais dans le dialogue et dans l’échange.

A la base, se trouvent les équipes européennes de OLA (avec leur chef d’équipe) avec leurs référents français (un ou deux par Etat).

Au-dessus, il y a la Conférence générale, comprenant les chefs d’équipe locale : ils se rencontrent annuellement, lors de chaque grand colloque européen organisé par OLA.

Emanation de la Conférence générale, et élu par cette dernière, il y a au-dessus de celle-ci, un Comité exécutif de 7 membres (Mmes Michèle Breuillard (France), Isabelle Calleja (Malte), Jaroslava Kypetova (République tchèque), Ludmila Malikova (Slovaquie) et Mme Deborah Peel (Irlande du Nord, Royaume-Uni) et MM. Stéphane Guérard (France) et Istvan Temesi (Hongrie)) dotés d’un mandat de 2 ans et auquel s’ajoute, pour un an, le chef de l’équipe locale (Mme Ana Rodica Staiculescu (Roumanie)) recevant l’année de son rattachement le colloque européen annuel de OLA.

Grâce à un document managérial complet et détaillé, le rôle de toutes les institutions de OLA (référent français, chef d’équipe locale, Conférence générale, Comité exécutif et coordonateurs du projet) est connu de tous ; les coordonateurs ont pour rôle essentiel de rappeler chacun à ses obligations, connues à l’avance.

Le secrétariat scientifique de OLA est assuré par Mlle Willie Minin.